Meist ist es so: Einer hat eine Idee. Ein, zwei Kommilitonen kommen dazu. Die Idee nimmt Gestalt an. Das eigene Start-up rückt in immer greifbarere Nähe. Es existiert im Grunde schon. Denn eine GbR, also eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder BGB-Gesellschaft, ist das Team ohnehin bereits - praktisch von allein, ohne Anmeldung oder Vertrag. EXIST sorgt für die erste Finanzierung. Und für die Anschlussfinanzierung klopft schon ein Investor an. 200.000 Euro ist er bereit zu investieren. Alles läuft perfekt. Jetzt nur noch die GbR in eine GmbH umwandeln, damit der Investor die vereinbarten Gesellschafteranteile an dem Start-up kaufen kann. Es vergehen ein, zwei Jahre. Das Start-up entwickelt sich gut. Dann passiert’s: Das Finanzamt meldet sich für eine erste Betriebsprüfung an. Ergebnis: Jeder der Gründer wird aufgefordert, jeweils einen sechsstelligen Einkommensteuerbetrag zu bezahlen. Eine Summe, die die Gründer unmöglich aufbringen können. Dem Start-up droht das Aus. 

Ein Einzelfall? Nein, sagt Patrick Straßer. Er ist Steuerberater und betreut u.a. EXIST-Teams bei Profund Innovation, dem Gründungsservice der Freien Universität Berlin. "Wir erleben immer wieder, dass Gründerinnen und Gründer, die bereits ihr Produkt entwickelt und womöglich schon Kontakt zu potenziellen Kunden aufgenommen haben, zum Notar gehen, um eine GmbH oder UG zu gründen und dabei nicht erwähnen, dass sie bereits eine GbR sind. Viele denken einfach nicht daran, oder es ist ihnen noch nicht einmal bewusst, dass sie überhaupt Gesellschafter einer GbR sind. Der springende Punkt ist aber: Den wenigsten ist klar, welchen Wert ihre GbR besitzt: das Know-how, erste Kundenbeziehungen, IP-Rechte usw. Genau darum geht es zum Beispiel spätestens beim Gespräch mit potenziellen Investoren. Da kann es durchaus um Schätzwerte zwischen 100.000 und zwei Millionen Euro gehen. Und das ist interessant - nicht nur für den Investor, sondern auch für das Finanzamt."

Steuernachzahlung:  GbR wurde nicht in GmbH/UG eingebracht

Das Finanzamt führt in der Regel zwei, drei Jahre nach der GmbH-Gründung eine erste Betriebsprüfung durch. Und dann wird es spannend, wie Patrick Straßer am folgenden Beispiel zeigt "Stellen Sie sich vor, ein Investor beteiligt sich mit 200.000 Euro an einer gerade gegründeten GmbH und erwirbt damit zwanzig Prozent der Anteile. Wenn allein zwanzig Prozent des Start-ups 200.000 Euro wert sind, ist klar, dass das ganze Unternehmen eine Million Euro wert ist. Wenn nun nach ein, zwei Jahren eine Betriebsprüfung stattfindet, wird das Finanzamt daher davon ausgehen, dass die GbR zum Zeitpunkt der Umwandlung in eine GmbH eben diese eine Millionen Euro wert war. Und da dieser Verkehrswert nicht formal in die GmbH eingebracht wurde, geht das Finanzamt davon aus, dass die Gründer sich das Geld in die eigene Tasche gesteckt haben - auch wenn gar kein Geld geflossen ist. Im Klartext heißt das: Bei einem angenommenen Gesamtwert einer GbR von einer Millionen Euro, muss jeder der beiden Gründer nachträglich jeweils 500.000 Euro mit einem Steuersatz von 40 bis 45 Prozent versteuern." Ein Schlag ins Kontor - im wahrsten Sinne des Wortes.

Auch Axel Staudt und Antonio Calderon haben in ihrer Rechtsanwaltskanzlei FRANZ Rechtsanwälte mit solchen Fällen zu tun: "Eine unserer Mandantinnen hatte einen Online-Shop eröffnet und bereits erste Kunden. Um das weitere Wachstum ihres Start-ups zu finanzieren, gründete sie eine GmbH und holte einen Investor an Bord. Drei, vier Jahre später - der Shop hatte sich in der Zwischenzeit gut entwickelt - meldete sich das Finanzamt und stellte fest, dass der Wert der Geschäftsidee und der Kundenbeziehungen zum Zeitpunkt der Gründung der GmbH nicht berücksichtigt worden war. Das Ergebnis: Die Shop-Betreiberin musste eine beträchtliche Summe an Steuern nachzahlen", so Axel Staudt. 

Zündstoff für Konflikte: Rechte liegen nicht bei GmbH/UG

Ein böses Erwachen kann es aber nicht nur in Puncto Steuern geben. Wenn zum Beispiel bei Gründung der GmbH die IP-Rechte, die Domain oder bestimmte Programmiercodes nicht formal in die GmbH oder UG eingebracht wurden, liegen diese in der Regel noch privat bei einem der Gründer. Was passiert, wenn sich die Teamzusammensetzung zu einem späteren Zeitpunkt ändert - was nicht selten vorkommt - schildert Patrick Straßer: "Nehmen Sie das Beispiel einer Domain, die ja bekanntlich bei denic registriert wird. Dort kann man genau sehen, wer Inhaber der Domain ist. Das ist dann zum Beispiel Peter Müller - und nicht die Peter-Müller-GmbH. Sowohl das Team als auch die Investoren haben also vergessen, den Eintrag ändern zu lassen. Das heißt, der Inhaber der Domain ist einer der ursprünglichen Gründer und nicht die GmbH. Wenn es sich nun um eine Internetseite handelt, die bereits einen gewissen Bekanntheitsgrad und damit einen hohen Marktwert hat, kann es sehr schwierig werden, vor allem dann, wenn sich das Team im Unfrieden trennt. In dem Fall sitzt der Rechteinhaber, der das Team verlässt, am längeren Hebel."

Und angenommen, ein Einbringungsvertrag liegt vor und der Domaineintrag wurde dennoch nicht geändert? "Dann hat rechtlich gesehen in jedem Fall der Einbringungsvertrag Vorrang", so Axel Staudt.

Es geht auch anders

Das Zauberwort heißt "Umwandlungssteuergesetz". Es gilt für jeden Unternehmer, der seine Rechtsform ändert, ob vom Einzelunternehmen zur UG - Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder von der GbR zur GmbH. Wer sich an die Spielregeln des Umwandlungssteuergesetzes hält, kann die Umwandlung steuerneutral, also ohne zusätzliche Steuern, über die Bühne bringen. Entscheidend ist: Die Gründer informieren ihren Notar darüber, dass bereits eine GbR besteht und diese in eine GmbH umgewandelt werden soll.

Nur dann weiß der Notar, dass zunächst ein Einbringungsvertrag aufgesetzt und beurkundet werden muss. Aus diesem Dokument geht hervor, das alle Anteile der GbR in die GmbH eingebracht wurden. Die GmbH erhält damit nicht nur das gesetzlich vorgeschriebene Stammkapital von 25.000 Euro, sondern auch das (ideelle) Vermögen der GbR.

Für die Gründer bedeutet das: Mit Hilfe des Einbringungsvertrag kann die Umwandlung von der GbR zur GmbH oder UG steuerneutral abgewickelt werden. Sie müssen nicht mit zusätzlichen Steuerzahlungen rechnen. Der Einbringungsvertrag hat aber darüber hinaus noch einen anderen Adressaten: Den Investor. Er kann damit sicherstellen, dass alle Rechte und das gesamte Know-how tatsächlich in das Eigentum der GmbH oder UG, an der er sich beteiligen möchte, übergegangen sind.

So früh wie möglich: Beratung

Viele Gründer fühlen sich erst dann als "richtige" Unternehmer, wenn sie den Auszug des Handelsregistereintrags ihrer GmbH in Händen halten. Tatsächlich aber ist man schneller "Unternehmer" oder "Unternehmerin" als man denkt: Teams, die Kontakte zu potenziellen Geschäftspartnern und Kunden aufnehmen, ihr Angebot zur Marktreife weiterentwickeln oder sich Gedanken über ihre Finanzierung machen, sind, auch wenn sie noch nichts verkaufen, damit unternehmerisch tätig. Und deswegen brauchen sie - wie jeder Unternehmer - fachliche Beratung. Patrick Straßer: "Sobald die Gründerinnen und Gründer erkennen, dass es nach der Experimentierphase weitergehen soll, lassen sie sich am besten über die Gründungsberatung ihrer Hochschule einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar empfehlen. Beratung bedeutet in dieser frühen Phase vor allem, auf mögliche Fallstricke hingewiesen zu werden, damit die richtigen Weichen gestellt werden können." Zum Beispiel beim Thema Rechtsformen. Nicht nur, dass viele Teams erst von ihrem Berater erfahren, dass sie bereits Gesellschafter einer GbR sind - die Frage ist auch: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um seine GbR in eine GmbH oder UG umzuwandeln? Rechtsanwalt Antonio Calderon: "Solange sich das Team noch in der Forschungsphase befindet, ist eine GbR vollkommen ausreichend. Sobald es auf den Markt tritt und Kontakt zu Kunden Vertriebspartner usw. aufnimmt, sollte man sich ernsthaft Gedanken über einen Wechsel machen. Teams, die ein Patent oder ein anderes Schutzrecht anmelden möchten, sollten in jedem Fall vorher eine UG oder GmbH gründen, damit die Gesellschaft das Patent bzw. Schutzrecht anmelden kann. Der Wert eines Patents ist zum Zeitpunkt der Anmeldung nur schwer zu beurteilen. Um die genannten Schwierigkeiten bei der Umwandlung in eine GmbH oder UG zu vermeiden, ist es daher auf jeden Fall sinnvoll, zunächst eine Kapitalgesellschaft zu gründen, die dann das Patent selbst anmeldet."

So viel wie nötig: Zeit einplanen

Rein formal ist eine GmbH in zwei bis vier Wochen gegründet. Voraussetzung ist, dass sich das Team über die Satzungsinhalte und Aufteilung der Gesellschaftsanteile einig ist. Keine Kleinigkeiten. Besser ist es daher, ausreichend Zeit dafür einzuplanen. "Das Team sollte sich Zeit nehmen und offen über Szenarien diskutieren, die im Unternehmensalltag einfach vorkommen können. Oft wird nicht daran gedacht, was geschehen soll, wenn einer aussteigt oder stirbt. Was passiert, wenn einer nicht mehr arbeiten kann oder will? Auch wer eine UG gründen möchte und dafür kurzerhand auf die sogenannte Mustersatzung zurückgreifen möchte, sollte einer notariell angepassten Satzung den Vorzug geben. Steht bereits ein Investor bereit, der sich an dem Start-up beteiligt, hat auch der bei der Ausgestaltung der Satzung ein Wörtchen mitzureden. Generell sollte die Satzung dann auch die eventuelle Aufnahme weiterer Investoren regeln", empfiehlt Axel Staudt.

Apropos UG: Bekanntermaßen lässt sich die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) mit geringen finanziellen Mitteln gründen. Das Mindestkapital beträgt gerade mal ein Euro. Damit aus der UG irgendwann eine GmbH wird, muss über die Jahre eine Rücklage gebildet werden. Sind die 25.000 Euro angespart, kann die Umwandlung zur GmbH erfolgen. So weit so gut? Nicht ganz, meint Steuerberater Patrick Straßer, denn: "Vor der Umwandlung zur GmbH muss die Bilanz der UG durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Kostenpunkt: etwa 3.000 Euro. Außerdem muss die Satzung geändert werden. Macht etwa 750 Euro. Das heißt, die Umwandlung einer UG in die GmbH kostet ungefähr 3.750 Euro. Vor diesem Hintergrund, sollten die Teams überlegen, ob sie nicht besser gleich eine GmbH gründen, zumal das zunächst auch mit der Hälfte des Stammkapitals 12.500 Euro möglich ist."