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Workist GmbH

Fotos Gründer Workist v.l.n.r.: Tim Wegner, Alexander Müller und Dr. Fabian Brosig
© Alexander Rentsch HTW

„Man kann sich in seinem Elfenbeinturm an der Uni alles Mögliche ausdenken, aber die Realität ist meistens komplexer als man denkt.“

Interview mit Alexander Müller

Mit Hilfe Künstlicher Intelligenz will das Berliner Start-up Workist die Auftragserfassung in mittelständischen Unternehmen vereinfachen und beschleunigen. Trotz Corona haben die drei Gründer Tim Wegner, Alexander Müller und Dr. Fabian Brosig einen vielversprechenden Start hingelegt. Dazu beigetragen hat auch der Corona-Schutzschirm für EXIST-Vorhaben. Das Team konnte dadurch die Laufzeit für sein EXIST-Gründerstipendium um drei Monate verlängern.

Herr Müller, Sie haben eine KI-basierte Dokumentenverarbeitung entwickelt. Um was geht es da genau?
Müller: Wir bieten mittelständischen Unternehmen durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz die Möglichkeit, ihre Auftragserfassung und die dazwischenliegenden Prozesse zu automatisieren. Bisher sieht es in den Unternehmen überwiegend so aus, dass das Auftragserfassungsteam den ganzen Tag nichts anderes macht als einen eingehenden Auftrag, sei es für Zäune, Schläuche, Kabel oder auch Bücher, mit zweihundert, dreihundert Positionen abzutippen und in das unternehmenseigene IT-System einzugeben. Dieser Prozess ist natürlich sehr aufwändig und fehleranfällig. Deshalb bieten wir dafür eine Lösung zur Automatisierung an.

Aber es gibt doch schon viele Angebote für eine digitale Dokumentenverarbeitung. Was machen Sie anders?
Müller: Bei den bisher bestehenden Angeboten funktioniert vieles semi-automatisch. Das heißt, die Daten werden zum Beispiel nicht automatisch aus den Dokumenten ausgelesen. Einige Dienstleister bieten zwar Schnittstellenlösungen an, aber die verschiedenen Dokumententypen werden dabei oft nicht gut erkannt. Wir haben uns daher auf wenige Dokumententypen für den Bereich der Auftragserfassung und Auftragsprüfung spezialisiert. Hintergrund ist, dass je konkreter und überschaubarer ein Problem ist, desto besser kann es mit Künstlicher Intelligenz, KI, gelöst werden. Wir haben unsere KI-Anwendung daher speziell auf diese Dokumententypen „trainiert“ und damit eine sehr hohe Genauigkeit und Automatisierungsrate erzielt. Dadurch heben wir uns ganz klar von unseren Wettbewerbern ab.

Sie haben an der Uni Mannheim studiert, danach hat es Sie nach Berlin gezogen. Warum?
Müller: Ich bin 2016 nach Berlin gekommen und wollte immer in der Start-up-Szene arbeiten, was mir als Softwareentwickler dann auch gelungen ist. Meine beiden Mitgründer, Fabian Brosig und Tim Wegner, habe ich damals über die Arbeit kennengelernt. Irgendwann haben wir dann gesagt: Jetzt ist es soweit, wir gründen unser eigenes Start-up.

Und wie sind Sie darauf gekommen, an der HTW Berlin ein EXIST-Gründerstipendium zu beantragen?
Müller: Das war eher ein Zufall. Als wir uns damals nach einer geeigneten Förderung umgesehen haben, sind wir zunächst auf das Berliner Startup Stipendium aufmerksam geworden. Einige der Gründer, die wir kennengelernt hatten, empfahlen uns dann, dass wir am besten mit Anke Fischer, der Leiterin des InnoTechHubs, dem Inkubator für wachstumsorientierte Tech-Start-ups an der HTW Berlin, sprechen sollten. Das haben wir dann auch getan und führte dazu, dass wir das Berliner Stipendium an der HTW beantragt haben. Das hat dann alles gut geklappt. Betreut wurden wir von Professor Ingo Claßen. Er ist Wirtschaftsinformatikprofessor an der HTW und hat uns mit seinem Feedback und seinen Studenten sehr gut unterstützt. Als Anschlussförderung hat uns Anke Fischer dann EXIST-Gründerstipendium empfohlen.

Im Rahmen von EXIST-Gründerstipendium wurden Sie dann weiter von der HTW unterstützt?
Müller: Ja, die HTW hat auf der einen Seite für den wissenschaftlichen Input gesorgt, auf der anderen Seite haben uns die Studierenden durch Projekte, Recherchearbeiten und Evaluierungen unterstützt. Eine große Hilfe war natürlich auch das Team des Startup-Kompetenzzentrums. Außerdem konnten wir an Community-Veranstaltungen teilnehmen und Büroflächen nutzen. Gut fanden wir auch, dass uns die HTW bei aller guten Betreuung trotzdem an der langen Leine und im Micro-Management alle Freiheiten gelassen hat. Deswegen an dieser Stelle ein großes Lob an die HTW für die guten Rahmenbedingungen.

Wie hat sich Ihr Unternehmen seit der Gründung entwickelt?
Müller: Wir haben unser Produkt ein Jahr lang eng mit zwei Pilotkunden entwickelt, die wir über unser privates Netzwerk kennengelernt hatten. Das sind Unternehmen aus dem eigentümergeführten Mittelstand. Der Vorteil ist: Die reagieren sehr schnell und sagen einem genau, ob man auf dem richtigen Weg ist oder nicht.

Ende 2019 sind wir dann mit unserem Produkt live gegangen. Seitdem haben wir dessen Entwicklung kontinuierlich vorangetrieben, so dass es für unser Unternehmen insgesamt sehr positiv aussieht. Dabei profitieren wir natürlich auch von dem Digitalisierungshype im Zusammenhang mit der Coronapandemie. Hinzu kommt, dass inzwischen viele unserer Kunden für Testimonials zur Verfügung stehen. Das ist bei der Akquise neuer Kunden auf jeden Fall sehr hilfreich.

Jede Gründung ist auch mit Hürden verbunden. Welche gab es bei Ihnen?
Müller: Die größte Hürde war eigentlich, diese Balance zu halten zwischen „ich will ein Produkt entwickeln, das für mehrere Kunden funktionieren soll“ und „jeder Kunde soll die beste individuelle Lösung bekommen“. Das ist eine ziemliche Herausforderung, aber damit steht und fällt unser Erfolg.

Ihr EXIST-Gründerstipendium wurde 2020 aufgestockt. Warum?
Müller: Der Hauptgrund war, dass wir aufgrund des Lockdowns und der Coronapandemie unsicher waren, wie sich unser Markt entwickeln würde. Unser Vertrieb stockte auf einmal, nicht zuletzt, weil viele unserer potenziellen Kunden Kurzarbeit beantragt hatten. Von März bis Juni 2020 befand sich die Wirtschaft in einer Art Schockstarre. Damit war auch unsere geplante Anschlussfinanzierung gefährdet. In der Investorenszene hieß es, dass die Standards steigen und weniger Finanzierungsrunden durchgeführt werden, weil Kapitalgeber bei neuen Investments weniger Geld „in den Topf“ werfen würden. Aus diesem Grund hatten wir uns dazu entschlossen, eine Aufstockung für EXIST-Gründerstipendium zu beantragen.

Das bedeutet, Sie haben insgesamt 15 Monate EXIST-Gründerstipendium erhalten, anstatt regulär 12 Monate.
Müller: Ja, normalerweise wäre unser EXIST-Gründerstipendium Anfang September 2020 ausgelaufen. Als wir dann von der Möglichkeit hörten, EXIST noch einmal um drei Monate zu verlängern, hatten wir vor der Beantragung wir erstmal etwas Respekt, weil die initiale Antragstellung von EXIST ziemlich aufwändig gewesen war. Aber dann war alles ganz einfach. Auch die Auszahlung ging ganz flott. Das war sehr positiv, weil wir dadurch bis Ende November noch einmal Luft holen konnten.

Trotz aller Bedenken stand dann aber doch ein Investor vor der Tür.
Müller: Das hört sich vielleicht etwas komisch an, aber es war dann letztlich tatsächlich so, dass die alle auf uns zugekommen sind. Das lag daran, dass wir bereits 2019 auf diversen Pitch- und Start-up Veranstaltungen ziemlich präsent waren. Dort sind ja immer auch viele Frühphasen-Investoren, die einen im Nachgang anschreiben – vorausgesetzt natürlich, der Pitch hat sie überzeugt. Man schickt dann alle paar Monate ein Update und irgendwann haben wir allen mitgeteilt, dass wir unsere erste Finanzierungsrunde vorbereiten. Kurz darauf hatten wir dann trotz aller Corona-Unsicherheiten das vielversprechende Angebot eines Investors auf dem Tisch. Damit war unsere Finanzierung gesichert.

Und wie sehen Ihre nächsten Schritte aus?
Müller: Wir gehen jetzt erst einmal in Richtung Skalierung. Bisher haben wir uns stark auf Deutschland, Österreich und die Schweiz fokussiert, aber in diesem Jahr werden wir auch außerhalb Europas aktiv werden. Außerdem werden wir unser Teamstärke von derzeit zehn auf 20 erhöhen.

Welche Tipps haben Sie für andere GründerInnen parat?
Müller: Was uns sehr gut geholfen hat, war die frühzeitige und sehr enge Zusammenarbeit mit unseren Pilotkunden. Man kann sich in seinem Elfenbeinturm an der Uni alles Mögliche ausdenken, aber die Realität ist meistens komplexer und komplizierter als man denkt. Deswegen sind diese frühen Learnings mit Abstand am wichtigsten.

Stand: Februar 2021

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